Формирование заказов поставщикам по планам

При наличии особых требований к срокам обеспечения (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование.

Заказы на обеспечение потребностей формируются на основании предварительно сформированных и утвержденных планов закупок в рамках рабочего места Бюджетирование и планирование – Сервис – Формирование заказов поставщику по плану.

При формировании заказов поставщикам по планам можно выполнить следующие задачи:

■ произвести отбор планов закупок, по которым требуется сформировать заказы поставщикам;

■ проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое к заказу у поставщиков;

■ определить состав и объем заказов поставщикам;

■ определить поставщиков, условия работы с ними (соглашение с поставщиком) и склад, который требуется обеспечить;

■ обеспечить потребности по планам закупок;

■ сформировать заказы поставщикам по датам заказа, датам поступления и складу;

■ проанализировать и при необходимости уточнить информацию по сформированным заказам поставщикам.

Заказы поставщикам в соответствии с ранее разработанными и утвержденными планами формируются на основании данных в планах закупок.

Источниками данных для формирования заказов поставщикам по планам выступают документы План закупок.

План закупок формируется на период, в рамках которого планируемое к закупке количество детализируется до указанной периодичности плана: неделя, декада, месяц, квартал, год. Например, если период плана закупок – один год, а периодичность – месяц, то в каждой строке плана закупок нужно будет ввести 12 помесячных планов.

Допускается создание нескольких планов одинаковой периодичности на один период времени. К закупке предлагается суммарное количество по всем документам План закупок с указанной периодичностью плана.

Заказы поставщикам будут формироваться только по планам закупок в статусе Утвержден.

Основным инструментом, при помощи которого осуществляется формирование заказов поставщикам по планам, является рабочее место Формирование заказов поставщику по плану.

Рабочее место для формирования заказов поставщикам по плану вызывается по команде Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану.

Процесс формирования заказов поставщикам по планам закупок представлен на схеме.

Рабочее место Формирование заказов поставщику по плану реализовано в виде помощника, работа в котором представлена в виде трех последовательных шагов. Для перехода от одного этапа к другому предусмотрена кнопка Далее. Формирование заказов осуществляется по кнопке Создать заказы.

Первый шаг работы с помощником предусматривает отбор по планам, для которых будут формироваться заказы поставщикам. Отбор устанавливается по следующим параметрам:

■ Сценарий – указывается сценарий, по которому созданы и утверждены планы закупок;

■ Период заказа;

■ Подразделение.

Если подразделение не указано, будут выбраны планы без детализации по подразделениям (общие планы по предприятию).

Предусмотрена возможность установки отбора по дополнительным параметрам, таким как Поставщик, Соглашение, Период поступления, Склад и т. д.

Второй шаг работы с помощником предусматривает определение состава и объема заказа.

На втором шаге в верхней таблице показываются данные планов, соответствующие указанным отборам. Данные планов разбиваются на строки согласно указанным параметрам:

■ периодичности плана (например, если установлена периодичность Неделя, то в каждой строке будет указан план на отдельную неделю);

■ складу – планы закупок на каждый склад выводятся в отдельной строке;

■ поставщику и соглашению с поставщиком.

Данные планов закупок с одинаковой периодичностью, складом и поставщиком суммируются.

В столбцах таблицы с данными планов выводится следующая информация:

■ склад, на который будет производиться закупка, поставщик, соглашение с поставщиком и условие цены. Все эти данные можно уточнить непосредственно в таблице. Для этого предусмотрена кнопка Заполнить;

■ для позиций, в которых цену поставщика можно определить по соглашению, она определяется автоматически. Для заполнения цены по определенному условию цены поставщика предусмотрена команда Заполнить – Цены по условиям закупок (с условием цен);

■ в графе К заказу указывается количество товаров, которое необходимо заказать согласно планам закупок;

■ в графе В планах выводится общая сумма планов по каждой строке. Возможна детализация до документов, являющихся источниками плановых данных;

■ в графе В заказах выводится общая сумма ранее сформированных заказов, соответствующих данным планов закупок, выведенных в эту строку обработки.

На шаге определения состава и объема заказа есть возможность:

■ Выбрать поставщика. Для выбора поставщика предусмотрена форма Выбор поставщика для позиции, вызываемая по команде реквизита Поставщик. Для выбора доступны все поставщики, зарегистрированные в информационной базе (на закладке Все поставщики), или поставщики с зарегистрированными ценами – позволяет выбрать поставщика по наиболее оптимальным ценам поставки (на закладке Поставщики с зарегистрированными ценами). При выборе поставщиков с зарегистрированными ценами есть возможность проанализировать статистику поставок по поставщикам:

○ когда поставщиком была произведена последняя поставка (поле Последняя поставка);

○ сколько всего поставок было произведено поставщиком (поле Всего поставок).

■ Выбрать соглашение, в рамках которого будет производиться работа с поставщиком.

■ Заполнить цены по виду цены поставщика. Если в плане закупок зафиксированы цены, но зарегистрированных цен поставщиков нет, то в сформированном документе Заказ поставщику цены будут заполнены из документа План закупок.

■ Указать склад, который требуется обеспечить товарами в соответствии с планами закупок.

■ Задать параметры создания заказа.

■ Установить даты поступления для большого количества номенклатурных позиций (команда Еще – Установить дату поступления).

■ Спланировать графики поступления от поставщиков и распределить объем поставок на соответствующие периоды поступления в рамках каждого периода планирования.

Для планирования графиков поступления и распределения количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления используется форма Перенести или распределить строки (доступ к форме – по команде  Перенести или распределить в рабочем месте по формированию заказов поставщикам).

Также команды автоматической установки, переноса дат поступления и распределения количества доступны в контекстном меню по строкам в рамках рабочего места по формированию заказов поставщику по плану.

Использование формы Перенести или распределить строки позволяет решить следующие задачи:

■ перенести или изменить даты поступления для большого количества позиций продукции к заказу у поставщика в рамках каждого периода поступления;

■ разбить длительные графики поступления на более мелкие (например, поставки с периодичностью в «Месяц» распределить на четыре недели);

■ разбить/распределить большой объем поставок на более мелкий объем поставок на соответствующие периоды поступления. Такая возможность позволяет формировать планы на более долгосрочные периоды поступления, которые в момент формирования заказов поставщикам по планам можно распределить на краткосрочные периоды поступления.

Возможности, предоставляемые в рамках формы переноса или распределения строк, позволяют оперативно планировать, варьировать и управлять графиками поступления продукции от поставщиков, объемом поставок – параметрами, в соответствии с которыми будут формироваться заказы поставщикам в рамках рабочего места по формированию заказов.

В рамках формы переноса или распределения строк для переноса дат поступления для большого количества номенклатурных позиций предусмотрены различные способы (например, на закладке Перенести дату поступления перенос дат выполняется по команде Перенести).

Способы переноса дат поступления зависят от периодичности планов закупок.

Рассмотрим способы переноса дат поступления при периодичности планов закупок «Месяц» (в форме Перенести или распределить строки):

■ На число месяца – дата поступления номенклатурной позиции будет перенесена на дату, которая приходится на указанное число месяца. Например, если необходимо перенести дату поступления товара с 01.05.2016 на 03.05.2016 – то указывается число месяца «3».

■ На первый день – дата поступления зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на первый день недели месяца. Например, если поступления производятся по четвергам и необходимо дату поступления 01.04.2015 перенести на дату, которая приходится на первый четверг месяца (установлено значение «Четверг»), – то дата поступления 01.04.2015 будет перенесена на 07.05.2015 (первый четверг месяца).

■ На последний день – дата поступления зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на последний день недели месяца.

Также в рамках формы Перенести или распределить строки доступны различные способы распределения дат поступления и количества номенклатурной позиции (например, на закладке Распределить количество распределение дат поступления и количества выполняется по команде Распределить).

Пример распределения даты поступления и количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления представлен на схеме.

Порядок распределения даты поступления и количества следующий:

■ распределение даты поступления в соответствии с количеством периодов поступления (распределение действует в отношении даты, установленной в колонке Дата поступления в рабочем месте формирования заказов);

■ распределение количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления (распределение количества действует в отношении количества номенклатурной позиции, установленного в колонке К заказу в рабочем месте по формированию заказов).

Количество периодов поступления зависит от периодичности планов закупок.

Рассмотрим распределение даты поступления на примере периодичности планов закупок «Месяц». Количество периодов определяется следующими параметрами:

■ По декадам – дата поступления будет распределена на количество периодов в месяце, каждый из которых имеет длительность 10 дней. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поступление 01.04.2016 распределено на 3 декады. В этом случае даты поступления будут установлены на 1, 11 и 21-е числа месяца.

■ По неделям – дата поступления будет распределена на количество периодов в месяце. Количество периодов в каждом месяце может быть различным в зависимости от установленного дня недели. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поставка товара осуществляется в «Пятницу». Тогда поступление 01.04.2016 будет распределено на 5 периодов в зависимости от конкретного месяца (1, 8, 15, 22, 29-е числа месяца).

■ По количеству периодов – распределение по дням будет пропорционально указанному количеству периодов. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поступление 01.04.2016 распределено на 3 периода. Даты поступления будут установлены на первый день каждого периода (1, 11 и 21-е числа месяца).

Способы распределения количества номенклатурных позиций на соответствующие периоды поступления (выбираются в форме переноса и распределения строк):

■ Пропорционально – количество единиц номенклатурной позиции распределяется в равных пропорциях (долях) на соответствующие периоды поступления.

Например, по плану с периодичностью в «Месяц» 01.08.2016 запланирована закупка номенклатурной позиции у поставщика в количестве 240 единиц. В соответствии с планом закупок к заказу у поставщика требуется 240 единиц товара. Известно, что поставка номенклатурной позиции осуществляется по вторникам в равных пропорциях. В соответствии с обозначенными условиями поставки устанавливаем способ распределения даты поступления По неделям – Поступление в – «Вторник». По результатам распределения дата поступления 01.08.2016 будет распределена на 5 периодов поступления товаров (2, 9, 16, 23, 30-е числа месяца). На каждый период поступления будет распределено по 48 единиц товара от общего запланированного количества к заказу у поставщика.

■ По долям – количество единиц номенклатурной позиции распределяется по заданным долям на соответствующие периоды поступления. Такой способ позволяет планировать различные объемы поставок в зависимости от периода поступления товаров от поставщика и управлять ими. Переход к установке долей (в поле Доля) выполняется по команде Далее в форме переноса и распределения строк.

В момент распределения товаров обеспечивается возможность округлять количество до установленного значения (поле Округлить до в форме переноса и распределения строк).

Для отметки номенклатурных позиций, которые требуется заказать у поставщика, необходимо установить признак Отметить к заказу выделенные строки в форме переноса и распределения строк. По результатам распределения в рабочем месте по формированию заказов по плану номенклатурная позиция будет отмечена к заказу у поставщика (установлен флажок в колонке К заказу).

Если в документе План закупок был указан один поставщик, а заказ был сформирован другому поставщику, то такой заказ не выполняет план закупок и в графе В заказах сумма этого заказа учтена не будет. Но если план был сформирован без указания конкретного поставщика, исполнением этого плана будет считаться любой заказ поставщику.

По одному плану закупок может быть сформировано несколько заказов поставщикам.

Если заказ поставщику нецелесообразен, то можно отменить товар к заказу у поставщика. Для этих целей предусмотрена кнопка Снять отметку к заказу.

Предусмотрена возможность разбиения заказов к оформлению – по складам, датам поступления и по строкам планов – при помощи команд, вызываемых по кнопке Параметры создания заказа.

В зависимости от параметра создания заказа заказы поставщикам будут группироваться по одинаковым датам поступления, датам заказов, складам. При разбиении по складам заказы формируются в соответствии со значением склада, при разбиении заказов по датам поступления – в соответствии с датами поступления.

Примеры формирования заказов поставщикам в зависимости от параметра создания заказа Разбивать заказы по датам поступления представлены на схеме.

При объединении заказов по складам заказы поставщикам формируются следующим образом:

■ если группа складов не разрешена для выбора в документах заказов, то документы Заказ поставщику будут разбиты по складам. Для каждого склада будет сформирован свой заказ поставщику;

■ если группа складов разрешена для выбора в документах заказов, то заказы поставщику будут объединены по складам. Будет сформирован один документ Заказ поставщику на поставку товаров для группы складов.

В нижней части таблицы показываются подготовленные заказы, у которых в верхней части установлены флажки в поле К заказу. При переходе к следующему шагу происходит формирование заказов поставщикам.